Masalah Pokok Dalam Kearsipan Dan Cara Penyelesaiannya

     Dalam setiap organisasi/perusahaan baik itu dalam bidang kearsipan maupun dalam bidang liannya pasti akan terjadi suatu masalah yang akan memnghambat kinerja  organisasi/perusahaan itu sendiri. Berikut ini adalah pendapat-pendapat  tentang masalah-masalah kearsipan menurut beberapa ahli:

        Menurut Drs. E. Martono, masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :

1. Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.
2. Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.
3. Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya  kurang.
5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
6. Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

        Menurut Drs. The Liang Gide, masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

1. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.
2. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
3. Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.

        Menurut Drs. Aw. Widjaya, masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

1. Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.
2. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
3. Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.
4. Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.

     Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengandilian yang ketat.
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan zaman
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat.
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.