Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

A.   Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.

2.Memeriksa tanda-tanda pelepas
Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer/disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas.

3. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan yang berlaku.

4. Pemberian kode warkat
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.

5. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah di tetapkan.

6. Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku.

7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang berlaku.

     Dalam menetapkan judul surat harus di sesuaikan dengan filling system yang di pakai, misalnya :

Jika memakai filing system abjad maka caption/kata tangkap/judul surat dapat di ambil dari :

1. Jika surat masuk maka kata tangkapnya adalah nama pengirim.
2. Jika surat keluar maka kata tangkapnya adalah nama yang dituju.
3. Jika memakai filing system masalah dan nomor maka kata tangkap suratnya adalah inti/isi/perihal surat tersebut.
4. Jika memakai filing syste wilayah maka kata tangkapnya adalah asal/wilayah surat tersebut.
5.Jika memakai filing system tanggal aka yang dijadikan capption surat adalah tanggal, bulan dan tahun yang tercantum dalam surat.

B.    Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip

1. Menentukan jenis surat yang di butuhkan
2. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.
4. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.