Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
pesan suara (terutama pesan yang berbentuk
percakapan). Kebanyakan telepon beroperasi dengan menggunakan transmisi sinyal
listrik dalam jaringan telepon sehingga memungkinkan pengguna telepon untuk
berkomunikasi dengan pengguna lainnya.
Dalam pekerjaan khususnya
yang berprofesi sebagai sekretaris ataupun resepsionis pasti akan sering
melakukan yang namanya berkomunikasi melalui telepon, baik itu menelpon maupun
menerima telepon dari perusahaan/instansi lain, saat bertelepon sikap ramah dan
hormat sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang. Selain kedua sikap
tersebut, suara kita pun harus benar yaitu dengan pengaturan volume suara kita,
tidak boleh terlalu keras dan tidak boleh terlalu lembut dan cobalah
untuk berbicara di telepon sembari tersenyum karena walaupun anda tidak
bertatap muka langsung dengan orang tersebut, kita harus tetap tersenyum karena
ekspresi wajah kita dapat juga berpengaruh terhadap suara kita dan juga karena
seorang sekretaris atau resepsionis merupakan salah satu gambaran atau wakil
dari sebuah perusahaan.
Langkah – Langkah dalam Pelayanan Telepon
- Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan.
- Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
- Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
- Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar.
- Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
- Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapayang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
- Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.
- Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar