Rabu, 26 September 2012

Penyortiran Surat/Dokumen

   Penyortiran surat/dokumen adalah kegiatan memisah-misahkan surat  yang diterima dari perusahaan/instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan untuk pengolahan lebih lanjut.  Ada 3 tujuan mengapa kita harus melakukan penyortiran, yaitu :
  1. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk.
  2. Untuk menentukan prioritas penangannnya
  3. Untuk mempermudaj pemgawasan
     Kegiatan penyortiran ini dilakukan oleh petugas penerima surat diloket penerimaan surat masuk. Tugas-tugas dari petugas penerima surat adalah sebagai berikut :
  1. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas
  2. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekretaris atau pimpinan
  3. Menggolongkan surat dinas atau surat dinas rutin/biasak, surat dinas penting dan surat dinas rahasia.
Untuk mengetahui jenis surat, dapat dilakukan dengan cara :
  1. Meneliti sumber surat dari nama pengirim surat tersebut
  2. Meneliti cara pengiriman (kilat, segera, pos paket atau barang cetakan)
     Dalam pengerjaan penyortiran surat/dokumen ini Petugas  membutuhkan suatu alat yang di sebut kotak sortir.











    

     Kotak sortir ini disediakan sebanyak bagian yang ada pada suatu perusahaan/instansi tersebut, dimana tiap kotak diberi kota/nama masing-masing unit, misalnya; bagian produksi, bagian sdm, dll. Surat-surat yang ditujukan kepada bagian produksi dimasukkan kedalam kotak sortir bagian produksi, surat yang ditujukan kepada bagian sdem dimasukkan ke dalam kotak sortir bagian perencanaan dan seterjusnya.

     Khusus untuk surat rahasia, surat tercatat, surat kilat, wesel pos dan surat tertutup lainnya diberi stempel jam tanggal terima surat pada amplop bagian belakang.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar